Il nostro concetto di Consulting: Intervista a Lara Mantellini, presidente di Apice

Apice, azienda di riferimento nel circondario in termini di gestione di servizi relativi a sicurezza sul lavoro, impatto ambientale, qualità e certificazioni, utilizza Logica da quasi vent’anni. Di questo e dei vantaggi che il nostro software ha generato nel tempo abbiamo parlato con Lara Mantellini, presidente dell’azienda.

Da quanto tempo Logica vi accompagna nel vostro lavoro e come influisce sui servizi che erogate?

Apice utilizza Logica da più di 15 anni, quasi dall’inizio della sua attività di consulenza e per noi rappresenta un grande vantaggio sotto molti punti di vista.
Logica da un lato ci supporta nella programmazione e pianificazione delle attività da svolgere, perchè tramite il software siamo in grado di impostare il nostro lavoro già programmando fattori come il monte ore previsto per il tipo di servizio in questione, le risorse esterne di cui avremo necessità per svolgerlo e, di conseguenza, una panoramica dei costi e dei margini a cui possiamo fare riferimento.
Dall’altro ci segue nella fase di rendicontazione di queste attività, sia internamente che esternamente al cliente.
Sono due aspetti fondamentali nel nostro campo.

Questo tipo di supporto attraverso quali strumenti si concretizza?

Nello specifico, Logica ci fornisce un’agenda unica e  condivisa a tutti gli addetti, una modalità di report delle attività che vengono svolte dai singoli consulenti presso i clienti e una visuale sempre aggiornata dello stato di avanzamento di un lavoro, ma non solo. Apice è organizzata per unità di business e le caratteristiche di Logica ci danno l’opportunità di gestire diversi settori ognuno come fosse una piccola impresa a sé stante, autonoma ed efficiente nei limiti di quelle che sono le impostazioni generali. Nel pratico questo vuol dire che ogni unità dell’azienda è in grado di valutare una commessa, stilare una proposta economica, presentarla e, in caso di responso positivo del cliente, programmare l’attività senza dover passare dall’eventuale ufficio preventivi, ufficio fatturazione o ufficio amministrazione. Questo significa essere efficienti a tutto tondo.

Prima accennavi al fatto che Logica è molto importante anche per il confronto di Apice esternamente, con i propri clienti, in che senso?

Si, con la nostra pianificazione delle attività tramite Logica siamo poi in grado anche di rendicontare al cliente quello che facciamo attraverso un’interfaccia informatica. Senza dover fare duplicazioni, nuovi file, copia e incolla, invii. Attraverso Logica il cliente può essere informato in tempo reale dello stato di avanzamento dell’attività che ha commissionato verificando cosa è già stato fatto, cosa manca e le tempistiche. Questo ottimizza moltissimo i tempi e il tipo di servizio fornito al cliente.

Nel rapporto con i clienti, inoltre, gioca un ruolo fondamentale il sistema documentale di Logica che consente una gestione controllata dei documenti emessi.

Il documentale?

Si, il sistema documentale di Logica è molto importante.
Diciamo che l’archivio e i documenti sono sicuramente un tema che sta alla base del nostro ambito che è quello della sicurezza e della formazione, questo perchè la documentazione generata per esempio dopo un corso o il conseguimento di una qualifica non solo deve essere messa a disposizione nostra interna e del cliente, ma è assolutamente necessaria per rendicontare il lavoro svolto a parti terze come gli organi di controllo, gli organi di vigilanza e le USL. Capisci anche tu che è aspetto da non trascurare e che nel nostro caso, grazie a Logica, è puntuale e fortemente agevolato.

La vostra società eroga anche corsi di formazione, Logica come vi aiuta in questo?

Sinapsi per Apice ha sviluppato un modulo che si chiama “Eventi” che è dedicato all’ambito formativo e che consente la pianificazione dell’agenda dei corsi, la calendarizzazione dei docenti e la creazione, tramite l’utilizzo di modelli di lavoro, di format di corsi standard. Attraverso questo modello possiamo avere accesso alle formazioni già conseguite, ma anche a quelle in scadenza e, in automatico, mandare al cliente una scheda pre-compilata che lo convoca per gli aggiornamenti o i corsi necessari e lo informa delle urgenze. Questo è possibile perchè abbiamo ad archivio tutte le persone che frequentano i corsi, quindi possiamo monitorare il loro stato formativo ma anche renderci conto di che risorse esterne, come ad esempio i docenti, ci serviranno per mantenerle formate e aggiornate, è un grandissimo vantaggio organizzativo.

Quali sono i prossimi passi che Apice farà con Sinapsi?

Con Sinapsi stiamo lavorando ad un integrazione del modulo “Eventi” che, dopo aver pianificato e fatto approvare ad un cliente un attività, oltre a generare automaticamente un addebito, ci consentirà di inviare in maniera massiva le comunicazione necessarie.

La vera rivoluzione, però, è iniziata con il passaggio da Logica Desktop a Logica Web, che per noi ha rappresentato una svolta grandissima. Poter accedere al sistema attraverso un browser in mobilità e in maniera snella e fornire poi questo servizio al cliente è una dinamica molto potente, la stiamo studiando adesso le nuove opportunità che ne conseguono e forse non ne abbiamo neanche ancora colto tutte le potenzialità.
Ci sono tantissimi aspetti migliorativi, oltre alla semplicità di accesso Logica Web ci aprirà le porte, per esempio, ad una gestione nuova di tutto quello che è l’ambito multimediale attraverso l’impiego di file, immagini, video, documenti e letture di QR code e codici a barre.
Un altro aspetto rivoluzionario? La comunicazione con il cliente diventerà bilaterale! Loro in primis potranno infatti inserire informazioni ed elementi, creando un ambiente di condivisione fatto di cose gestite da Apice e cose gestite direttamente dal cliente.

Credi che questa sia la strada da percorrere?

Assolutamente si, vedo arrivare questi miglioramenti e credo davvero rappresentino il vantaggio competitivo del futuro.